Grotere organisaties zoals scholen en zorginstellingen zitten erom te springen, één centrale plek voor nieuwe en ex- medewerker waar ze op een veilige en slimme manier met ze kunnen communiceren en bestanden delen, uploaden, downloaden of tonen zoals dossier, loonstroken en jaaropgaven.
Sorry alvast dat het zo'n lang verhaal is geworden (wat je misschien al kent) maar het is ook zó mooi en handig en er gebeurd gewoon heel veel! 😁
Veel organisaties hebben zelf al een geoliede werving & selectie machine en hier zitten we verder ook helemaal niet aan. Mooi juist want we 'mis/ge' bruiken het sollicitatie gedeelte voor de nieuwe medewerkers waarvan al bekend is dat ze indienst zullen komen. Dus arbeidsvoorwaarden gesprek is geweest dan (optie A.) ontvangt de nieuwe medewerker een mailtje met daarin het verzoek naar de Medewerker portaal te gaan waar ze zich kunnen registreren als nieuwe medewerker of (optie B.) de recruiter registreert de nieuwe medewerker via OutSite. In ieder geval wordt het 'sollicitatie' formulier met de benodigde basis NAW gegevens ingevuld en dan gaat de hele trein automatisch lopen….
De sollicitatie (registratie nieuwe medewerker) komt binnen bij bijvoorbeeld HR waar je indien gewenst nog een check kan laten doen of dit idd een nieuwe collega is. Je kan ook volledig automatisch de sollicitant in de flow aan laten maken en via conditionele taken alles doorduwen waarbij de medewerker dus nadat hij zichzelf aangemeld heeft volledig automatisch een aantal mailberichten ontvangt. Als eerste een mailtje met inlog natuurlijk en als tweede een mailtje met het verzoek (taak in postvak in) zijn gegevens aan te vullen in de beveiligde portal (Roepnaam, BSN en IBAN).
Als je slim bent gooi je er direct nog een mailtje achteraan met een taak waarin je vraagt of de medewerker zijn dossier wil gaan uploaden zodat je het indienst proces op kan starten. De nieuwe medewerker kan direct starten met het uploaden van de benodigde dossieritems zoals ID, VOG, Loonbelastingverklaring, Diploma's etc… We gebruiken voor het uploaden voor ieder dossieritem een eigen profiel zodat we bij het uploaden actief kunnen adviseren/toelichten en de benodigde vrije velden kunnen laten vullen waar we later weer signaleringen op kunnen laten lopen. Bij het uploaden van de loonbelastingverklaring kan je natuurlijk een lege loonbelastingverklaring downloaden en bij het uploaden van je ID vragen we welk type document en het registratienummer etc.
Hopelijk kunnen we hier straks de ID check van AFAS integreren dat zou helemaal super zijn!
Tot nu toe is de organisatie zelf of de manager, leidinggevende nog helemaal niet aan bod geweest, alles is nog door de nieuwe medewerker zelf geïnitieerd, dat gaat lekker, armpies over elkaar en wachten maar! Als de nieuwe medewerker klaar is met het uploaden van zijn dossier dan geeft hij/zij dit aan via de taak in postvak in. Je kan er zelfs nog voor zorgen dat de actieknop 'gereed met uploaden' conditioneel is zodat pas na uploaden van de verplichte documenten de actie knop beschikbaar is. De medewerker zet de flow door en pas dan gaat er iemand intern bij de organisatie iets doen. In de meeste gevallen is dit de afdeling HR of PSA die checkt of alle benodigde documenten akkoord zijn en compleet. Men kan een ingestuurde foto direct doorzetten in de flow naar bijvoorbeeld IT voor een pasje en als alle documenten akkoord zijn krijgt de leidinggevende de taak dat het akkoord is om de nieuwe medewerker indienst te melden.
De leidinggevende wordt vanuit de flow doorgelinkt naar de sollicitanten en kan zijn nieuwe medewerker daar uit het overzicht vissen. Dit overzicht houden we zo klein mogelijk door alleen sollicitanten te tonen (nieuwe medewerkers) die nog niet als medewerker geregistreerd zijn. Je zou nog explicieter kunnen filteren als je wilt zodat de leidinggevende alleen zijn eigen sollicitanten / nieuwe medewerkers ziet. In ieder geval kan de leidinggevende nu de medewerker indienst melden via het gewenst indienst profiel. Een groot deel van de NAW velden (1e pagina) zijn al gevuld en alleen de contractgegevens hoeven nog maar toegevoegd te worden. Appeltje eitje…
Handig kan zijn om bij het opstarten van het indienst proces de leidinggevende direct te vragen de bedrijfsmiddelen te registreren. Doe dit dan vanuit de indienst flow met een gekoppeld dossieritem onder een actieknop zodat je via de AFAS 'spookvelden' (uit het indienst proces) alle ingevulde contractgegevens die nog niet zijn doorgevoerd naar AFAS windows mee kan nemen op de aanvraag. Denk dan bijvoorbeeld aan functie, OE, kostenplaats, leidinggevende etc. Naast de benodigde bedrijfsmiddelen heeft de IT afdeling dan ook direct alle benodigde informatie om alles te regelen. (toegangspasjes, laptops, telefoon, sleutels, mailadres, autorisatie etc.)
Het verdere indienst proces kan geheel volgens de gebruikelijke wijze verlopen dat kan je zo wild en exotisch maken als je zelf wilt. Doordat de nieuwe medewerker als OutSite gebruiker 'binnen' is gekomen kan je het automatisch InSite gebruiker aanmaken vinkje in het profiel helaas niet gebruiken. Wij lossen dit op met een klein stukje maatwerk (kan met STKKR of via Integrate 4u) via een getconnector die kijkt naar datum in dienst is vandaag of groter dan vandaag en InSite staat niet aan. We updaten de gebruiker dan en zetten InSite toegang aan. Als het goed is heb je de rest van de autorisatie via selecties geregeld zodat niemand hier verder voor in de autorisatie tool hoeft te zijn. Kan de AFAS applicatiebeheerder ondertussen mooi het digitaal akkoord inrichten voor je.
Zodra de afdeling IT het zakelijke mailadres heeft aangemaakt en het SSO account heeft geregeld vissen we dit mailadres uit het afgeronde dossieritem wat de afdeling IT heeft verreikt met het nieuwe mailadres. Weer een klein stukje maatwerk (kan met STKKR of via Integrate 4u) wat we dan aanslingeren en we updaten de gebruiker waarbij we:
Updaten de persoon met het mailadres werk.
Mailadres prive laten we netjes staan die hebben we in de toekomst bij het uitdienst gaan weer nodig. De medewerker ontvangt op zijn eerste datum indienst automatisch een mailbericht dat hij kan inloggen op InSite en dat zijn inlogaccount voor Outsite is aangepast naar mailadres werk.Natuurlijk kan je de update van het InSite vinkje ook combineren met het toevoegen van het mailadres als je wilt.
Zijn we d'r allemaal nog? Het is wel een heel verhaal aan het worden, en we zijn er nog niet want we gaan ook nog uitdienst... 😉
Tijdens het gehele proces kan je de gewenste documenten natuurlijk allemaal digitaal rechtsgeldig via OutSite met AFAS Signing Service laten tekenen door de nieuwe medewerker. Die heeft dan ook gelijk alle ondertekende documenten en zijn dossier beschikbaar via het OutSite Medewerker portaal.
Tijdens het dienstverband is het OutSite medewerker portaal beschikbaar maar niet perse noodzakelijk om te gebruiken. Het HRM dossier wordt tijdens het dienstverband uitgebreid / gevuld en ook voegen we alle loonstroken en jaaropgaven automatisch toe. Nadat de standaard stroken en/of jaaropgaven zijn klaargezet halen we die met een klein stukje maatwerk op (kan met STKKR of via Integrate 4u) en we uploaden deze weer op een positief dossiertype van AFAS welke we op OutSite kunnen tonen.
Ja en dan gebeurd het wel eens dat een medewerker een andere uitdaging heeft gevonden en het dienstverband beëindigd wordt. Twee weken voor het uitdienst gaan ontvangt de medewerker het verzoek om in InSite zijn of haar privé mailadres te controleren en desnoods aan te passen of in te vullen aangezien na datum uitdienst dit het inlog account adres wordt voor AFAS OutSite. Is de uitdienst datum bereikt dan getten we deze medewerker informatie met weer een heel klein stukje maatwerk (kan met STKKR of via Integrate 4u) waarbij we de gebruiker updaten met:
We doen voor de zekerheid ook nog een update persoon om de autorisatierol aan te vinken mocht de medewerker niet via het sollicitant proces binnen zijn gekomen.
De ex-medewerker kan nu na zijn dienstverband zijn dossier nog inzien en de laatste loonstroken en jaaropgaven downloaden want deze worden ook na het dienstverband gewoon weggeschreven naar de dossiertype's op het portaal.
Op deze manier is het hele online digitale plaatje met AFAS OutSite voor de medewerkers helemaal compleet. Medewerkers kunnen zelf overal bij op ieder moment vanaf ieder device en minder mailverkeer met verzoekjes voor dossieritems en loonstroken naar de afdeling HR / PSA.
Met dank aan de Peter-Martijn Hellemons van de SCOH voor het mogen gebruiken van de afbeeldingen.