Wat we wel merken is dat het niet altijd nodig is voor een klant om alle facturen door de flow heen te halen. Er moet dan geaccordeerd worden terwijl de factuur al akkoord is bevonden doordat er bijvoorbeeld een overeenkomst aanwezig is. Onze Johan heeft hier een oplossing voor bedacht met een simpel (Je kent hem wel, het even beruchte als geroemde AFAS...) vinkveldje! ;)
Hij heeft eigenlijk twee vinkvelden gemaakt welke het mogelijk maakt om bij het inboeken af te wijken van het voorstel wat vast ligt op de verkooprelatie.
Op de inkooprelatie/crediteur heeft hij een vinkveld gemaakt 'Geen controle / overeenkomst aanwezig'. Indien dit veldje aangevinkt staat dan wordt de inkoopfactuur in de workflow conditioneel gelijk goedgekeurd en hoeft deze niet door de beoordelaar goed gekeurd te worden. (er is dan namelijk al een lopende overeenkomst / opdracht)
Het is ook voor de inboeker mogelijk om dit vinkveld in de boekings layout alsnog uit te vinken als de factuur van deze inkooprelatie toch wel goedgekeurd moet worden. Ook andersom is mogelijk, aanvinken als de standaard instelling is 'wel controle'… Hoewel je zelf mag bedenken of dat wenselijk is :)
Hoe heeft Johan dit ingericht?
Er is één vrij vinkveld aangemaakt (via Management tool) en op de eigenschappen van de crediteur geplaatst.
In de management tool is ook een tweede vinkveld aangemaakt in de functiegroep 'Financiële facturen/Aanmaning/Rekeningoverzicht',
In het boekingslay-out 'Financiële mutaties (Inkoopboeking)' is dit vinkveld als 'regel veld' toegevoegd.
Ga vervolgens naar het tabblad 'Regel velden' en selecteer het veld 'Geen controle'.
Koppel het veld wat is aangemaakt bij de crediteur bij de optie 'Overnemen uit'. Nu zal bij iedere ingeboekt inkoopfactuur het veld in de boekingslayout gevuld worden met de voorkeurwaarde op de verkooprelatie. De voorkeur uit het veld bij crediteuren wordt overgenomen maar is tijdens het boeken nog wel aan te passen.
De conditie in de workflow zal er dan voor zorgen dat een 'aangevinkte inkoopfactuur' direct goed wordt gekeurd en niet langs de beoordelaar gaat, is het veld uitgevinkt dan wordt de factuur gewoon ter beoordeling aangeboden.
Bonus tipje: Je kan ook nog een maximum bedrag opnemen voor het automatisch accorderen deze kan je in de workflow conditioneel als extra 'nice to have' verwerken. Dus alle facturen onder de 5.000 van de betreffende inkooprelatie hoeven niet beoordeeld te worden, alles boven de 5.000 euro wel...