AFAS heeft natuurlijk reactiesjablonen, waarbij een standaard makkelijk is in te stellen is voor een reactie. Nu stonden we voor de uitdaging om dit met een standaard toelichting van een dossieritem te doen. En dat is, met flink wat AFAS magic en een vleugje out-of-the-box denken, GELUKT!
Vrij type dossieritem / Vrij bestand / Vrije tabel
Om een standaard toelichting te geven maken we gebruik van een nieuw vrij type dossieritem. In dit voorbeeld maak ik een nieuw vrij type dossieritem en noem deze ‘Toelichtingssjabloon”. Indien je dit wil inrichten voor een bestaand dossieritem, dan is deze stap niet nodig. Maak voor alle toelichtingen ook een kenmerk aan, deze koppel je in de kenmerkcombinaties van het vrije type dossieritem.Daarnaast maken we gebruik van een nieuw te activeren vrij bestand. Hier noem ik het vrij bestand “Toelichtingsjabloon”.
Het kan mogelijk handig zijn om naast een vrij bestand ook een vrije tabel te maken om een extra code/omschrijving te kunnen toevoegen. Dit is niet noodzakelijk voor de inrichting, maar kan wel handig zijn!
Managementtool
Nadat het vrije bestand en de vrije tabel helemaal gereed zijn gaan we door naar de managementtool! Allereerst voeg je bij het zojuist aangemaakte vrije bestand een memoveld toe met opmaak. Indien je ook een vrije tabel hebt gemaakt maak je ook een veld met koppeling naar de deze vrije tabel. Voeg deze velden toe op de tabbladen voor in- en outsite. Dit is uiteraard afhankelijk van de wensen van jouw organisatie! Autoriseer de tabbladen voor de juiste groep. We zijn nog niet klaar in de managementtool. In het vrije type dossieritem voeg je een veld toe met de koppeling naar het vrije bestand. Let op dit veld heeft de naam van het originele vrije bestand (bijv. Vrij bestand 7). Zet dit veld op de juiste tabbladen en autoriseer deze tabbladen voor de juiste groepen. Je kan de managementtool afsluiten.
Tijd om het vrije bestand te vullen! Hiervoor kan je de standaard toelichtsjablonen vullen zoals jij deze voor jouw organisatie in gedachten hebt. In dit voorbeeld maak ik drie standaard toelichtingen:
Als ik een van bovenstaande regels open kan ik onder het tabblad ‘toelichtingssjabloon’ het toelichtingssjabloon vullen. Staat dit tabblad er niet tussen? Check dat of jij de juiste rechten hebt om dit tabblad te kunnen zien. Het soort toelichting is gekoppeld aan de vrije tabel.
Workflow
Tijd om de workflow te bouwen. Dit doe je in het vrije type dossieritem waarvoor jij de standaard toelichting wilt instellen. In de WF voeg je een extra taak toe voor de instuurder.
Bijvoorbeeld: een medewerker van de afdeling Sales start de taak. De medewerker maakt de taak aan en krijgt vervolgens direct de taak weer terug om de toelichting verder te personaliseren.
In de eerste stap van de workflow gaan we gelijk waarde toekennen. Door het waarde toekennen wordt de tekst van het toelichtingssjabloon gevuld met de geselecteerde optie. In de gegevensverzameling halen we het memoveld op dat we gemaakt hebben onder het vrije type dossieritem. Bij waarde toekennen wordt de toelichting gevuld met het memoveld. Het kan handig zijn om het memoveld ook te kunnen refreshen. Maak een extra actieknop in de workflow. Deze actieknop noem je bijvoorbeeld ‘Reset toelichtingssjabloon’. Hier ken je de waarde van het memoveld opnieuw toe via waarde toekennen.
Profielen
Om vervolgens gebruik te kunnen maken van dit toelichtingssjabloon op insite maak je gebruik van twee profielen. Het type profiel is Dossier. Je maakt hier zowel een aanmaken als een beoordelen profiel. In het aanmaken profiel zet je de toelichting op ‘zichtbaar’. Vink ‘wijzigbaar’ uit. Bij het beoordelen profiel zet je bij toelichting ‘wijzigbaar’ aan. Hierdoor wordt de toelichting getoond op de beoordelen pagina. Koppel de workflow die je hebt gemaakt aan het aanmaken profiel.
Insite
Koppel de aanmaken pagina aan een banner in insite. Zorg voor de juiste autorisaties!
Aanmaken pagina:
Beoordelen pagina:
Aanpassen pagina:
Daarna laat je de workflow verder gaan, bijvoorbeeld naar Outsite!
De AFAS Magicans van Outsite4u staan er om bekend altijd out of the box denken! Wij staan te trappelen om met jullie organisatie mee te denken. Voor elk probleem een oplossing op maat! Wij kleuren niet alleen binnen de lijntjes AFAS, maar zeker ook daarbuiten. Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem vooral contact met ons op!